Organizando o Escritório com Pastas e Arquivos

Não é possível encontrar o seu passaporte? A garantia para a câmera? O aparador da sala de entrada da sua casa é pequeno demais para tanto papel?
Organizado papéis significa menos ansiedade, menos desorganização e mais controle. Se você não tiver um sistema que é pelo menos 75 por cento eficaz, é recomendável começar do zero.

De repente, o problema não é sobre como você armazena, mas sim se você encontrar depois o que você necessita. Primeiro passo é determinar o que é crítico. Separe primeiro por assuntos e construa o seu sistema em torno disso, sejam anotações médicas, papéis escolares, etc.

Elimine o Talvez
Sabia que oitenta por cento das coisas que estão no arquivo nunca serão pesquisados novamente. Não tem certeza do que guardar? Pergunte-se:
1 - Existem razões fiscais/jurídicas para mantê-lo?
2 - Será que isso vai me ajudar a concluir um projeto no qual estou trabalhando diretamente?
3 - Se algum dia for necessário, seria difícil de obter essa informação de outra pessoa?
4 - Será que as informações estão atualizadas?
5 - Minha vida vai mudar se eu não tiver essas informação?

Jogue fora:
1 -Artigos, recortes ou receitas que não foram usados nos últimos cinco anos;
2 - Foto de má qualidade ou aquelas que simplesmente você não gosta;
3 - Cartões de visita de cujo nomes você não reconhece;
4 -Apólices de seguro expiradas;
5 - Garantias vencidas, contratos de serviços ou instruções para itens que não possui mais;
6 - Convites para eventos passados;
7 - Malas diretas que chegam pelo correio, catálogos antigos, cartões e recibos;
8 - Mapas rodoviários antigos;
9 - Revistas não lidas mais de três meses;

Nome dos ArquivosDeixe todos os seus documentos em uma localização central, o próximo passo é ordená-los, um a um, em uma caixa de arquivo. Use nomes curtos para identificar os registros. Em seguida, divida as pastas em três a cinco grandes categorias. Por exemplo:
Finanças: Receitas, investimentos e extratos bancários;
Família: Documentos vitais; médicos, educação e registros de carreira
Estilo de Vida: Planos de viagem, passatempo informações, artigos de interesse.
O tradicional sistema A - Z pode ser confusos porque arquivos relacionados muitas vezes acabam em diferentes letras.

Use cores
Uma das razões que as pessoas não conseguem fazer arquivos, é pelo fato de ser entediante. Tente adicionar CEP para o seu sistema. Usar cor como codificação estimula o seu pensamento - sempre que você ver uma pasta verde, você poderia pensar imediatamente em dinheiro. Uma pasta azul, poderia ser saúde, etc. Mantenha uma linha de arquivamento, com a indicação umas atrás os outras, não só é mais fácil, mas fica simples de manter.
Certifique-se de que você mantenha seus arquivos em uma área que é confortável para trabalhar e tenha pelo menos duas grandes gavetas ou caixas e uma cadeira confortável por perto.

Você pode usar pastas catalogadas por cor/assunto como decoração da casa, curso de inglês, viagem, etc, ou envelopes e armazená-los em caixas de arquivo morto ou ainda gavetas para guardar pastas suspensas.


Quanto tempo você deve manter recibos e registros? Leia o post de como guardar contas

Até a próxima
Paula Fuzeto
Blog Chega de Bagunça