Organizando o Escritório: Pastas e Arquivos

Não é possível encontrar o seu passaporte? A garantia para a câmera? O aparador da sala de entrada da sua casa é pequena demais para tanto papel?
Organizado papéis significa menos ansiedade, menos desorganização e mais controle. Se você tiver um sistema que é pelo menos 75 por cento eficaz, é recomendável começar do zero.

De repente, o problema não é sobre como você armazena, mas sim se você encontrar depois o que você necessita. Primeiro passo é determinar o que é crítico, em vez de tentar descobrir do que é para se livrar e mudar de idéia no meio do caminho. Separe primeiro por assuntos e construa o seu sistema em torno dos pedaços de papel que você está procurando por vezes, preocupado se são anotações médicas, papéis escolares, etc.

Eu uso uma pasta pequena onde carrego projetos em andamento, exemplo: projeto da reforma da cozinha (orçamento, recibos, telefone da loja, montadores, itens que precisam ser comprados), guias médicos, receitas para os médicos que estou em tratamento, pendências, junto com um caderninho onde faço a minha to do list (coisas para fazer), após a conclusão do projetos, defino o que precisa ser arquivado (recibos, garantias, manuais) e o que vai para o lixo (rascunhos, lista de tarefas cumpridas).

Elimine o Talvez

Sabia que oitenta por cento das coisas que estão no arquivo você nunca vai olhar novamente. Não tem certeza do que salvar? Pergunte a si próprio estas perguntas - se você responder não, livre-se delas.
Existem razões fiscais/jurídicas para mantê-lo?
Será que vai me ajudar a concluir um projeto no qual estou trabalhando diretamente?
Eu tenho tempo para fazer alguma coisa com este pedaço de papel (por exemplo, produto solicitações)?
Se algum dia for necessário, seria difícil de obter essa informação de outra pessoa? Será que as informações estão atualizadas?
Minha vida vai mudar se eu não tiver essas informação?
Jogue sem Dó
Artigos, recortes ou receitas que não tiver sido examinamos em cinco anos;
Foto de má qualidade ou aquelas que simplesmente você não gosta;
Cartões de visita de cujo nomes você não reconheçe;
Apólices de seguro expiradas;Garantias vencidas, contratos de serviços ou instruções para itens que não possui mais;Convites para eventos passados;
Lixo eletrônico, catálogos antigos, cartões e recibos;
Mapas rodoviários você não tenha consultado em dez anos;
Revistas não lidas mais de três meses;

Nome dos Arquivos
Deixe todos os seus documentos em uma localização central (qualquer espaço com uma de trabalho), o próximo passo é ordená-los, um a um, em uma caixa de arquivo. Use nomes curtos para identificar os registros. Em seguida, divida as pastas em três a cinco grandes categorias. Por exemplo: Finanças (receitas, investimentos e extratos bancários), Família (documentos vitais; médicos, educação e registros de carreira), Estilo de Vida (planos de viagem, passatempo informações, artigos de interesse). O tradicional sistema A - Z podem ser confusos porque arquivos relacionados muitas vezes acabam em diferentes letras.

Use cores
Uma das razões que as pessoas não conseguem fazer arquivos, é pelo fato de ser entediante. Tente adicionar CEP para o seu sistema. Usar cor como codificação estimula o seu pensamento - sempre que você ver uma pasta verde, você poderia pensar imediatamente em dinheiro. Uma pasta azul, poderia ser saúde, etc. Mantenha uma linha de arquivamento , com a indicação umas atrás os outras, não só é mais fácil no olho, mas fica simples de manter.
Certifique-se de que você mantenha seus arquivos em uma área que é confortável para trabalhar, tenha pelo menos, duas grandes gavetas ou caixas e uma cadeira confortável por perto.

Você pode usar pastas polionda catalogadas por cor/assunto (decoração da casa, curso de inglês, viagem, etc), ou envelopes e armazená-los em caixas de arquivo morto, ou ainda gavetas para guardar pastas as pastas suspensas.

Quanto tempo você deve manter no recebimentos, registros, e data livros? Leia o post de como guardar contas