David Allen adverte que a nossa principal falha é confiar de mais em nossa memória. A nossa vida é separada em vários assuntos: trabalho, família, saúde pessoal, etc. Geralmente não anotamos o que precisamos fazer, e quando anotamos, nunca conseguimos anotar 100% do que realmente precisamos. Então, quando chega a hora de fazermos algo, primeiro tentamos lembrar do que precisamos fazer, depois tentamos decidir a ordem de prioridade, depois lembramos de algo mais que tínhamos esquecido... Ou seja, fica uma confusão só e a ação fica paralisada pela falta de organização.
A chave do GTD é organizar todas as informações para facilitar seu acesso, acompanhamento e execução. O grande lema é: tire tudo de sua cabeça, não confie nela e organize-se no papel.
A primeira lição do GTD é: escrever todas as tarefas que precisamos fazer. Isso mesmo, todas as tarefas. Por isso que você precisa sempre ter seu bloco de notas, ou até mesmo um simples papel e lápis. Escrevendo tudo fica bem mais fácil de não esquecermos e o mais importante, poderemos organizar e priorizar o que é necessário no momento necessário. Realizando então este primeiro passo, podemos seguir aos próximos passos.
Para melhor ilustrar todos os passos, o autor desse texto criou um diagrama. Este diagrama é compacto mas extremamente completo para seguir os passos do GTD.
Primeiramente pode-se ver no canto superior da esquerda as "Coisas" que temos. Como mencionado, em nossa vida temos projetos, compromissos e idéias.
Então estabelecemos o conceito de contexto. O contexto pode ser uma área de nossa vida (pessoal, trabalho, família) ou melhor ainda pode ser um contexto físico (casa, escritório, no carro, ao telefone, no computador de casa, no computador do trabalho, etc.). Se separar-mos o contexto por área física, fica melhor associarmos "telefone" com as ligações que precisamos fazer, seja para um membro da família, seja para um cliente. Mas o cliente não precisa receber a ligação com mais urgência?! Para isso que temos as prioridades.
Antes de falarmos sobre isso, vamos elaborar ainda mais a nossa organização... Segundo David Allen, sempre geramos ou recebemos tarefas para serem feitas. Para não esquecer nada, precisamos anotar tudo. Com isso então podemos até ter uma lista no bolso e outra no emprego.
Mas, sempre tenha uma lista principal onde irá unir todas as tarefas que surgirem. Isso é o que chamamos de caixa de entrada. Ou seja, podem haver várias listas, mas tudo vai para somente uma caixa de entrada. Esta caixa de entrada deve estar em um lugar de fácil acesso e deverá ser revisada várias vezes ao dia, principalmente no início do dia. Assim conseguimos coletar todas as informações.
Após chegar na caixa de entrada, precisamos analisar a tarefa com a seguinte pergunta: Precisará de uma ação? Temos então dois caminhos que dependerão desta resposta. Caso não precise de uma ação, (1) se for besteira (ex. panfletos de propaganda) jogue no lixo; (2) se for um projeto a longo prazo (ex. informações sobre um pacote turístico) pode colocar em um arquivo chamado "Algum dia...", onde você guardará tudo aquilo que é de seu interesse mas que não precise de atenção imediata; ou (3) se for algum material de referência (ex. manual da televisão, nota fiscal, etc.) você arquiva tudo em um lugar seguro para quando quiser está tudo bem organizado.
Se ao analisar a tarefa você descobre que ela precisa de ação, aí é que a diversão começa! É sempre importante primeiro ver também se esta tarefa faz parte de um projeto seu, analise e revise seu projeto para ver exatamente o que precisa ser feito.
Depois disso, qual é a próxima ação? Se a tarefa não for para você fazer, delegue! Preste atenção na lista de tarefas delegadas, mantenha sempre um controle para verificar depois se a tarefa foi feita.
SE quem irá fazer a tarefa for você, analise: (1) se levar menos que dois minutos para fazer, FAÇA LOGO! Isso mesmo, não deixe para depois. Você se surpreenderá o quanto pode ser feito em dois minutos e o quanto você acaba produzindo. (2) Caso contrário, se a tarefa levar mais que dois minutos, coloque ela na lista de tarefas imediatas ou se tiver data e hora específica (médico, reunião, etc.) marque logo na agenda.
Esta lista de tarefas terá sempre suas prioridades. Tenha esta lista sempre com você pois com ela você não se perde com interrupções e você ainda organiza-se melhor.
Lembra dos contextos já citados? Na lista de tarefas imediatas deve constar o contexto da tarefa. Ou seja, ao longo do dia vamos anotando as coisas que precisamos fazer quando sair de carro. Quando estiver no carro, pegue a lista de tarefas e veja o que consta no contexto de "carro". Se é preciso pegar umas fotos, comprar algo para o jantar, etc. Sempre revise a sua lista. Revisar é extremamente importante para não esquecer de nada, acompanhar as ações delegadas e verificar que as devidas prioridades estão sendo executadas.
Como você pode ver, é tudo bem detalhado e até extenso, mas inteiramente completo. Adotando esses passos todos, você verá sua produtividade aumentar drasticamente. No seu trabalho, você ficará mais organizado e bem mais produtivo. Em casa você terá menos dor de cabeça quando esquecer algo e levar uma bronca de todos pelo esquecimento.
Autor: Danilo Silva - Link
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